Permudah Administrasi, Pasar Jaya Luncurkan E-Office dan AMS

Klik untuk perbesar
Peluncuran E-Office Pasar Jaya (Foto: Dok. Pasar Jaya)

RMco.id  Rakyat Merdeka - Perumda Pasar Jaya melakukan terobosan untuk mempermudah dan melakukan efisiensi proses administrasi perusahaan. Hal ini dilakukan dengan cara menghadirkan sistem E-Office sebagai pengganti persuratan resmi yang selama ini biasa dilakukan secara manual dengan kertas.

Dalam sistem persuratan ini masing user dapat membuat surat-menyurat baik untuk kepentingan internal dan eksternal perusahaan. Berbeda dengan persuratan yang dibuat dengan kertas yang memerlukan koreksi manual dan tanda tangan basah sebagai tanda keabsahan surat, dengan E-Office, Pasar Jaya mengoreksi dan keabsahan hanya memerlukan persetujuan yang dilakukan secara online dan bisa dilakukan di mana pun.

Dalam proses persuratan elektronik ini di dalam sistem telah disiapkan sedemikan rupa sehingga memudahkan user untuk membuat konsep surat/nota/undangan. Untuk membuat surat dan menentukan ke siapa saja suratnya dikirim telah disiapkan shortcut pada menu atau tombol pada halaman utama.

Baca Juga : ASI 2019 Wujudkan Pengembangan Bandara 4.0 di Indonesia

“Ini bisa memotong waktu proses administasi yang biasanya dilakukan secara manual, pemberi disposisi bisa melakukan tugasnya kapan saja dan dimana saja karena bisa dibuka melalui perangkat elektronik,” ujar Arief Nasrudin, Direktur Utama Perumda Pasar Jaya, di Jakarta, Jumat (15/11).

Di setiap perusahaan saat ini seluruh sistem manual memanglah sudah selayaknya beralih ke sistem elektronik. Karena untuk pencarian surat saja sistem manual membutuhkan waktu yang sangat lama. Belum lagi bila surat yang dicari bersifat sangat penting akan mempersulit pencariannya jika bertumpuk dengan berbagai surat lainnya.

Selain itu dengan sistem manual maka anggaran belanja juga semakin membengkak untuk membeli kertas demi menunjang aktivitas persuratan. Dengan sistem elektronik yang berbasis pada Papper less maka penggunaan kertas bisa ditekan pemakaiannya.

Baca Juga : Hari Pertama SEA Games 2019, Renang Sumbang 3 Medali Untuk Indonesia

“Dengan sistem E-Office ini penyimpanan dokumen arsip dilakukan secara elektronik, sehingga mampu mengatasi masalah keterbatasan ruang penyimpanan dokumen. Penerapan E-Office juga memberikan kemudahan dalam proses pencatatan, pencarian, pertelaan, serta pelaporan dokumen secara online, juga kemudahan mengelola arsip,” katanya.

Untuk target 2019, seluruh sistem persuratan diharapkan sudah berjalan secara online. Sehingga para user bisa melakukan pelaksanaan tugas mereka dimana saja. Hal ini juga sangat baik untuk perkembangan kinerja perusahaan kedepannya.

Selain melaunching E-Office Pasar Jaya secara bersamaan juga melaunching sistem Audit Management System (AMS). Ini merupakan sistem audit internal dari Pasar Jaya yang menggandeng Wolter Kluwers dengan sistem aplikasi TeamMate. Penggunaan tekhnologi ini digunakan sebagai solusi dalam memperkuat audit internal. Hal ini sejalan bahwa Wolters Kluwer merupakan principal partner dari The Institute of Internal Auditors (IIA), organisasi profesi auditor internal global. IIA merupakan salah organisasi yang juga mengandalkan TeamMate sebagai tool auditnya.

Baca Juga : Kunjungi Jakarta, Dirjen Kemlu Jerman Bahas Investasi Energi dan Lingkungan

Selain itu pertimbangan lainnya adalah bahwa TeamMate menawarkan teknologi fully web-based yang mudah digunakan dan kaya akan fitur yang memudahkan pengguna untuk menerapkan internal audit best practice. Implementasi TeamMate pada Perumda Pasar Jaya didukung oleh PT Centria Integrity Advisory, perusahaan konsultan tata kelola TI, manajemen risiko dan audit internal yang juga merupakan authorized sole and exclusive partner dari Wolters Kluwers untuk TeamMate di Indonesia.

Pasar Jaya sendiri merupakan BUMD Pertama di Indoneia yang menggunakan Aplikasi TeamMate Audit Management System. Dengan adanya sistem ini dapat memonitor kinerja internal audit serta mudah dalam melakukan monitoring atas tindaklanjut temuan, baik temuan internal maupun eksternal. [MRA]